Paiul din ochiul angajaților…

Recent am avut ocazia sa urmăresc un exercițiu economic care mi s-a părut interesant. Denumirea acestuia e RED BEAD Game (Jocul Mărgelelor Roșii).

Mărgelele roșii din acest joc reprezintă defectele/problemele ce apar in procesul producerii sau prestării serviciilor în cadrul unei companii.

Varianta inițială a jocului a fost creată în 1982, la Hewlett-Packard, de către dl William (Bill) Boller, pentru a fi oferită în calitate de cadou Dr. Deming. Iar în 1984, Mike Johnson, un asociat al domnului Boller la HP, a primit permisiunea să producă și să vândă acest joc la nivel mondial.

Există multe variante ale acestui joc și multe lucruri ce pot fi exemplificate cu ajutorul acestuia; cum ar fi de exemplu faptul că viața noastră de zi cu zi constă dintr-o multitudine de evenimente aleatoare bune sau rele. Dar cel mai important este faptul că acest joc, care pare banal, are capacitatea de a scoate în evidență lucruri ce de obicei se preferă a fi ignorate. De exemplu faptul că dacă ceva merge prost de multe ori e din cauza proceselor greșite și nu a ineficienței lucrătorilor.

Și acum jocul:

Pentru a-l juca, cel mai simplu desigur e să faceți rost de setul original. Dar dacă aveți plăcerea puteți să îl confecționați de sine stătător. Aveți nevoie de un vas paralelipipedic (cutie sau ladă), multe bile (sau mărgele) albe și roșii (cele albe fiind predominante) și o lopățică specială, cu 50 orificii, cu care să fie ușor de luat bilele.

Participanții:

1. Moderatorul jocului – în rolul “Șefului”
2. Doi auditori (spate în spate). Ei trebuie să numere câte bile roșii și spații goale sunt “produse” de fiecare lucrător.
3. Un auditor principal. Acesta nu numără bilele. Rolul lui e să verifice dacă numerele indicate de fiecare auditor coincid. În caz de necorespundere acesta cere renumărarea, iar în caz de corespundere numărul este înregistrat.
4. Contabil – duce evidența “defectelor”, adică a bilelor roșii și spațiilor goale produse de fiecare lucrător.
5. Între 4 și 6 lucrători (dar pot fi și mai mulți) – aceștia trebuie să scoată cu lopățica 50 de bile din vas.

Jocul:

1. Moderatorul alege lucrătorii/auditoriu/contabilul. Se mimează și interviul de angajare.
2. Șeful le explică tuturor că au un client important, care are nevoie de mărgele albe în partide a câte 50; nu roșii, nu nici una, ci anume albe. În plus, le descrie dispozitivul pentru selectarea bilelor, elaborat de cei mai buni ingineri cu el împreună, care are o performanță înaltă de selectare și grupare a câte 50 a mărgelelor.
3. În fiecare zi fiecare din lucrător se apropie de dispozitiv și extrage din vas 50 de bile conform instrucțiunilor clare date de șef. În cazul în care acesta face vre-o greșeală el poate fi oprit și corectat (poate chiar un pic ocărât 🙂 ). După ce extrage bilele, acesta se apropie de primul auditor. Auditorul numără bilele roșii și spațiile goale și îi dă drumul. După care, lucrătorul se apropie de al doilea auditor, care numără și el. Și în final se apropie de auditorul șef, care verifică numerele obținute de cei doi auditori și, în cazul în care acestea coincid, roagă contabilul să înregistreze numărul de defecte, după care îi dă drumul lucrătorului. Acesta duce înapoi în vas bilele și se așează la loc. Același procedeu e efectuat de următorul lucrător.
4. Procedeul se repetă câteva “zile” la rând, prima fiind o zi simplă de lucru, iar celelalte ce urmează având specificul său, în dependență de lucrurile pe care doriți să le scoateți în evidență. În teoriile managementului există diferite recomandări despre cum să ridici productivitatea muncii, așa că puteți alege oricare dintre ele (în fiecare zi o metodă nouă). Unele dintre cele mai populare sunt următoarele: premierea celor mai buni, mesaje despre calitatea și cât e acesta de importantă, ziua „zero defecte”, discursuri motivaționale și de încurajare, puteți chiar alunga cei mai proști lucrători și să îi înlocuiți cu alții, etc.

Urmăriți cu atenție evoluția productivității și trageți propriile concluzii. Dar cel mai important e să vă puneți întrebarea dacă aveți de-a face cu astfel de sisteme de management în mediul în care lucrați.

Eu, cel puțin, cunosc foarte multe instituții în Moldova care lucrează la fel ca firma descrisă în joc.

Scopul jocului e să scoată în evidență următoarele:
Noi, ca lucrători simpli nu avem control asupra proceselor companiei. Nu noi le-am creat și implementat, ci șefii noștri (sau consultanți bine plătiți). Din acest motiv noi nu putem fi considerați responsabili pentru problemele generate de erorile de sistem. Da, putem controla o parte din probleme, dar e vorba doar de o mică parte din totalul acestora.

Dacă șefii vor o calitate mai înaltă a muncii, ar fi de dorit să întrebe lucrătorii despre posibile îmbunătățiri ale sistemului, pentru a elimina definitiv problemele (mărgele roșii) cu care se confruntă în fiecare zi.

Faptul că se strigă la muncitori, atunci când aceștia nu controlează sistemul, nu ajută cu nimic. Și de fapt îi face pe lucrători mai timizi și tăcuți, ceea ce ulterior va face, ca erorile proceselor, să fie și mai greu de depistat.

Lucrătorii au un rol foarte important în îmbunătățirea proceselor. Ei știu problemele și au nevoie de un mediu de lucru prietenos, care să îi facă să se simtă liber și să nu să se teamă să vorbească și să împărtășească ceea ce știu.